Wolność słowa w Internecie
Użytkownicy Internetu są bardzo przywiązani do swojej wolności wysyłania listów, uczestniczesnia w grupach dyskusyjnych, publikowania na stronach internetowych.
W latach osiemdziesiątych w przemyśle amerykańskim wydano 697 miliardów dolarów na technologie informatyczne. W tym samy czasie moc oliczeniowa komputerów osobistych zwiększyła się o tysiąc dziewięćset procent. Jednak, jak to stwierdziła firma inwestycyjna Morgan Stanley, efektywność pracy wzrastała o zaledwie jeden procent rocznie. Wszystkie te wydatki zostały poniesione na zwiększenie efektywności pracy pojedynczego pracownika zamiast całej firmy. Pracownicy mogą pracować bardziej efektywnie; nie ma jednak istotnej poprawy w ich współpracy dla realizacji celów.
Poprawienie efektywności zespołu jest trudniejsze do przeprowadzenia i do zmierzenia niż efektywności pracownika. Pierwszy problem, z jakim się można się spotkać, to wydzielenie właściwych zespołów. Ludzie pracujący przy sąsiednich biurkach mogą realizować zupełnie inne zadania i być bliżsi tym z drugiej strony kontynentu niż sobie.
Pracownicy tworzący zespół powinni mieć możliwość szybkiego kontaktu ze sobą, dostępu do tych samych informacji, wyznaczania spotkań, realizowania wspólnie zadań. Zespoły będą tworzone i rozwiązywane, a nowe zespoły muszą w krótkim czasie uzyskać takie same możliwości jak stare. Komputery to już pewne rozwiązanie, sieci komputerowe – lepsze; potrzeba jednak dopiero programów pracy grupowej, by spełnić wszystkie założenia.
Jak możliwe było pojawienie się tego rodzaju programów? W latach sześćdziesiątych i siedemdziesiątych komputery miały postać wielkich maszyn – mainframe – które niespecjalnie wpływały na to, jak przebiega praca biurowa. Ich moc obliczeniowa i zdolność do przechowywania sporych ilości danych pozwalały na rozwój firm, ale nie wywoływały zmian w pracy i zarządzaniu. Wręcz przeciwnie, pozwalały zachować starą, hierarchiczną strukturę zarządzania.
Pojawienie się w latach osiemdziesiątych komputerów osobistych, a później – sieci komputerowych pozwoliło na odejście od modelu centralnego przetwarzania danych. Za możliwościami technicznymi poszła teoria zarządzania, prace Toma Petersa i Henry'ego Mintzberga. Powstają małe zespoły ludzkie przeznaczone do wykonania konkretnego zadania. W ich obrębie istnieje swobodny przepływ informacji. Jednocześnie zarówno programy biurowe, jak i aplikacje sieciowe są coraz bardziej wyrafinowane, zaczynają dorównywać zmianom w organizacji pracy.
To teraźniejszość – a jaka będzie przyszłość? Badacze proponują włączenie AI, czyli sztucznej inteligencji, do pracy grupowej. Wyobraźmy sobie sytuację, w której w pracach naszego zespołu braliby udział nie tylko ludzie, ale i sztuczne twory. Pierwszą odsłoną są tu agenci, programy wyszukujące potrzebne nam informacje we wszystkich dostępnych źródłach. Daleko im co prawda do androida komandora Daty z serialu Start Trek czy cyborgów z fantastycznonaukowych filmów akcji, ale i tak są odległe od czasu wielkich maszyn i kart perforowanych.
Zespoły czy też grupy robocze (workgroups), praca na komputerach zespołu ludzi (workgroup computing), programy pracy grupowej (workgroup software): co obejmują te pojęcia? Jakie konkretne programy i sprzęt się z nimi wiążą? Jakie zadania może wykonać lepiej grupa ludzi połączona tego typu powiązaniami komputerowymi?
Wytłumaczenie, czym jest groupware, nie jest proste z tego powodu, że nie ma żadnej wspólnej definicji takich programów i nie ma też żadnego pojedynczego programu, który by spełniał wszystkie funkcje przypisywane groupware. Wynika to również z tego, że sposobów wspólnej pracy jest bardzo wiele. Programem, który w pewnym stopniu zdefiniował tą kategorię jest oczywiście Lotus Notes; ale dziś definicja pracy zespołowej z wykorzystaniem komputerów jest już nieco szersza, a Lotus Notes został na wielu polach wyprzedzony przez coraz ostrzejszą konkrencję.
Programów, które można wpisać do kategorii programów pracy zespołowej, jest dziś coraz więcej. Kategoria ta jest jednak dość pojemna i trzeba w niej dopiero wyróżnić mniejsze jednostki, by dobrze określić miejsce pojedynczych programów, ułatwić przez to porównanie ich ze sobą, a w konsekwencji – wybór najlepiej pasującego do naszych potrzeb. Nie istnieje przecież coś takiego jak potrzeba posiadania konkretnego programu: szukamy możliwości, lepszych dróg realizacji pewnych działań, rozwiązania konkretnych problemów.
Programy pracy grupowej pozwalają ludziom porozumiewać się ze sobą, korzystać z tych samych informacji i używać komputerów do automatyzacji pracy biurowej.
Programy pozwalające ludziom porozumiewać się ze sobą to nic innego jak programy poczty elektronicznej. Jest to dość jasna kategoria wśród programów pracy grupowej. Sama natura poczty elektronicznej wymaga połączenia między komputerami, czy to w postaci sieci lokalnej czy połączenia przez modem. Komunikacja to jednak nie tylko wysyłanie listów; to także udział w komputerowej dyskusji, dzięki programom grup dyskusyjnych.
Programy pozwalające korzystać z tych samych informacji to bazy danych i programy organizacji dokumentów, zajmujące się tekstem lub grafiką.
Programy pozwalające na automatyzację prac biurowych to programy do formularzy elektronicznych, ale także arkusze kalkulacyjne czy edytory tekstu. Częste w biurze spotkania, telefony i notatki to domena organizatorów osobistych.
Definicja ta wydaje się dość dobra, może tylko nieco zbyt szeroka w swej ostatniej części. Arkusze kalkulacyjne i edytory tekstu oraz znaczną część organizatorów osobistych trzeba jednak wyłączyć z kategorii programów pracy grupowej
Zespół to grupa ludzi pracujących razem nad realizacją tego samego celu. Program pracy grupowej może być w świetle tego zdefiniowany w następujący sposób: jest to program, z którego może korzystać wielu użytkowników, stworzony do wspomagania pracy zespołu.
Programy takie wykraczają ponad zwykłe przesyłanie wiadomości i współdzielenie plików w sieci; pozwalają nad dostęp i operacje na danych. Dane te dostępn są dla całego zespołu; korzystają z nich wszyscy jego członkowie, nie tylko osoba, która je stworzyła czy zasłyszała. To, co robią pracownicy, staje się w większym stopniu wartością dla firmy czy instutucji.
Może to zmienić sposób pracy zespołu, jeśli jego członkowie mieli tendencję to ukrywania informacji, czynienia z niej cennego narzędzia awansu, większej władzy czy innych korzyści. To jedna z ciemnych stron omszałych, hierarchicznych organizacji urzędniczych, gdzie kariery buduje się latami, używając takich właśnie środków. Jednak dla zespołu ważne jest co innego: realizacja celu i współpraca w tym względzie. Wspólny dostęp do informacji może doprowadzić do celu szybciej; zapisanie informacji pozwoli w przyszłości uczyć się obserwując zwycięstwa czy porażki i podejmując próbę analizy ich wystąpienia.
Praca grupowa widziana przez pryzmat dwóch zmiennych – czasu i miejsca może być prowadzona na cztery sposoby:
Ten sam czas, to samo miejsce. Wszyscy członkowie zespołu znajdują się w tym samym pokoju o tej samej porze. Trwa spotkanie, prezentacja, narada, konferencja. Potrzebują nie tyle narzędzi do komunikacji, co do wyszukania i pokazania danych. Przydają się tu programy do prezentacji i bazy danych. Taka sytuacja określana jest mianem face-to-face, spotkania "twarzą w twarz”. Takie same powiązanie czasu i przestrzeni zachodzi również w przypadku małych zespołów zajmujących stale to samo pomieszczenie, gdzie informacje wymieniać można nawet bez pomocy telefonu; są to jednak coraz rzadsze sytuacje.
Ten sam czas, inne miejsce. Członkowie zespołu znajdują się w różnych miejscach i w wyznaczonym czasie komunikują się za pomocą komputera. Przydają się im programy do wideokonferencji, gdzie można widzieć zarówno siebie jak i efekty swoich działań na komputerowej "białej tablicy” (whiteboard). Taka sytuacja określana jest jako dystrybucja synchroniczna.
Różny czas, to samo miejsce. Informacja jest przechowywana w tym samym miejscu; członek zespołu powinien zapoznać się z nią, włączyć do dyskusji lub pracować nad wspólnym dokumentem. Przydają się programy grup dyskusyjnych i bazy dokumentów, także zwykła poczta elektroniczna. Taka sytuacja określana jest jako dystrybucja asynchroniczna.
Różny czas, różne miejsca. Praca nad wspólnym celem niezależnie od fizycznej obecności czy czasu, w którym zadanie ma być wykonane. Informacja znajduje się tam, gdzie można po nią sięgnąć i mieć następnie pewność, że te działania będą dostępne dla innych ludzi, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. To prawdziwe miejsce dla programów pracy grupowej, w tym także dla organizacji czasu, zarządzania projektami czy wysyłania faksów. Taka sytuacja określana jest także jako dystrybucja asynchroniczna.
Cztery różne kombinacje czasu i miejsca zbliżają nas do jeszcze jednej definicji programów pracy grupowej: Programy pracy grupowej pozwalają ludziom pracować razem, niezależnie od tego, czy mogą spotkać się w tym samym miejscu i w tym samym czasie.
Poczta elektroniczna pozwala nie tylko na wysyłanie wiadomości, ale spełnia także rolę nośnika innego typu informacji, takich jak wspólne spotkania i działania zapisywane w terminarzach zespołowych (group scheduling) czy formularze elektroniczne.
Kalendarz wspólnych spotkań czy też terminarz zespołowy to jedno z najnowszych zastosowań organizatorów osobistych. Jego celem jest wyznaczenie spotkań, biorąc pod uwagę wolny czas wszystkich biorących w nich udział oraz potrzebne zasoby, takie jak sale konferencyjne. Sięgamy wtedy do znajdującego się w sieci terminarza, gdzie zaznaczone są zajęcia całego zespołu i wybieramy termin. Gdy już znaleziono wolny termin dla branych pod uwagę ludzi i salę niezbędnych rozmiarów, to wiadomość o samym spotkaniu, a czasem i jego plan zostają wysłane do zainteresowanych pocztą elektroniczną. Poczta pozwala też im potwierdzić swój udział lub poprosić o zmianę terminu.
Programy terminarzy zespołowych pozwalają także każdemu z pracowników prowadzić własny terminarz i zachowywać tylko dla siebie prywatne spotkania. Możliwe jest wprowadzanie okresowo występujących zdarzeń, takich jak cotygodniowe spotkania zespołu. Inni widzą wtedy tylko to, że mamy zajęty czas, ale już nie to, co będziemy w tym czasie robić. Programy wyszukują wolny czas w terminarzu zespołu, czasem także pokazują go na sposób graficzny. Po uwagę brane są także inne zasoby niż ludzki czas – sale konferencyjne, sprzęt do prezentacji, służbowe samochody. Programy te używają poczty elektronicznej do wysyłania zawiadomień i potwierdzeń, więc potrzebny jest im więc własny system pocztowy – jak w przypadku GroupWise – lub współpraca z istniejącymi w firmie systemami – jak Lotus Organizer, działający z Notes czy cc:Mail.
Do programów posiadających możliwości terminarzy zespołowych należą między innymi Epoch firmy Raindrop Software, Futurus Team firmy Futurus Corporation, GroupWise firmy Novell, Meeting Maker XP firmy ON Technology, Network Scheduler firmy PowerCore, OnTime firmy Compbell Services, Organizer firmy Lotus, Schedule+ firmy Microsoft i Time and Place firmy IBM. Z wymienionych tu programów tylko GroupWise ma szersze możliwości pracy zespołowej. Lotus Organizer uzupełnia Notes w rozwiązaniach zespołowych; Time and Place jest częścią linii produktów pracy zespołowej firmy IBM.
Spotkania mogą być też dokonywane za pomocą komputera: to domena programów do komputerowych konferencji. Ich najprostsza wersja pozwala jednocześnie wszystkim zainteresowanym widzieć na ekranie i poprawiać ten sam dokument, używając swego rodzaju komputerowej "tablicy”. Tam, gdzie mamy do czynienia z użyciem także obrazu wideo, mowa o wideokonferencjach; potrzeba tu jednak nie tylko sieci komputerowej, ale i sporo innego sprzętu: kamery wideo, mikrofonu, głośników, karty dźwiękowej.
17 sierpnia 1996
› GroupWise 6.5 stawia na ochronę i stabilność (18 listopada 2002)
› Lotus Domino 4.6 i Go Webserver (15 marca 1998)
› Przeglądarki internetowe i Lotus Notes (11 października 1997)
› Premiera polskiej wersji Lotus Notes 4.51 (18 września 1997)
› Przed nami Exchange 5.0 (21 grudnia 1996)
› Lotus Weblicator (4 listopada 1996)
› Lotus Notes nie poddaje się (4 listopada 1996)
› Dante współpracuje z Lotus Notes (29 października 1996)
› Microsoft Exchange 4.5 (18 października 1996)
› Po co nam praca grupowa? (12 października 1996)