Szukają w Google i Yahoo
Blisko jedna trzecia angielskojęzycznych użytkowników Internetu na świecie wykorzystuje serwis Google do wyszukiwania informacji.
Programy formularzy elektronicznych (electronic forms software) są częścią wielkiej i pięknej, ale nieco utopijnej wizji "biura bez papieru" (paperless office). Niestety, w rzeczywistości nie da się zupełnie obyć bez papieru, choć programy tej klasy potrafią zmniejszyć nieco jego ilość zużywaną w biurach, pozwalając zmniejszyć liczbę półek z segregatorami i... uratować kilka drzew.
Obieg formularzy jest jedym z podstawowych elementów pracy zespołowej, obok poczty elektronicznej, terminarzy zespołowych i organizacji dokumentów.
Każda firma czy instytucja używa formularzy. Mogą to być rachunki, zeznania podatkowe, kosztorysy, raporty finansowe, oceny pracowników. Jest to bez przesady mówiąc – całe morze papieru; oblicza się, że w Stanach Zjednoczonych w ciągu roku tworzonych jest osiem milionów formularzy. Wielu pracowników spędza sporo czasu drukując formularze, wypełniając je, kopiując i rozsyłając. Programy formularzy elektronicznych pozwalają tworzyć "wirtualne” formularze: istniejące tylko na komputerach, opracowywane i przesyłane w sieciach komputerowych, szybciej i efektywniej niż w papierowej formie. Jako że znaczna część czynności biurowych daje się sprowadzić do obiegu mniej lub bardziej sformalizowanych dokumentów, wpływ na jakość pracy organizacji jest znaczący.
Jakie są korzyści? Formularze nie muszą być drukowane do wypełniania; daje to spore oszczędności kosztów wydruku. Nie jest potrzebna oddzielna osoba do wprowadzania danych (data-entry): formularz wypełnia sam zainteresowany, na przykład kierownik oceniający swojego pracownika, a nie jego sekretarka. Dane są dostępne w wersji elektronicznej, a nie papierowej, co umożliwia szybsze i tańsze ich przekazywanie między jednostkami organizacyjnymi często odległymi geograficznie. W ostateczności formularze elektroniczne zawsze można wydrukować. Elektroniczny formularz jest łatwiej zmienić niż papierowy, a zdrugiej strony możemy się też nieźle zabezpieczyć przed niepożądanymi zmianami.
Jeśli wydaje się nam to zbyt rewolucyjne, popatrzmy, co się stało w siostrzanej dziedzinie edycji tekstu. Piętnaście lat temu kierownik zwykle dyktował swej maszynistce każde pismo urzędowe, czytał je i nanosił ręczne poprawki, oddawał do powtórnego przepisania. We wczesnym okresie wprowadzania komputerowej edycji tekstu ten sam proces był zachowywany, tyle że maszynistka zamiast maszyny do pisania posługiwała się komputerem z edytorem tekstu i drukarką. Dziś większość kierowników podobnie jak ich pracownicy korzysta z komputera na wszystkich etapach tworzenia dokumentu: tworzenia, edycji, uzupełniania.
Elektroniczne formularze są przygotowywane w modułach projektowania, przypominających nieco programy graficzne. W modułach tych tworzony jest zewnętrzny wygląd formularza: rubryki, komentarze, elementy graficzne, po czym jego części są łączone z bazami danych. Rubryki formularza stają się polami bazy danych, a formularz – rekordem bazy. Gdy formularz jest wypełniany, informacje do niego wpisywane trafiają do bazy danych, gdzie można je analizować na różne sposoby.
Wyższość formularza elektronicznego nad jego papierową wersją polega między innymi na możliwościach analizy wpisywanych informacji już w trakcie wypełniania formularza. Wyobraźmy sobie formularz prośby o urlop. Formularz taki jest dostępny dla wszystkich pracowników działu. Gdy pracownik decyduje się na wzięcie urlopu, sięga po niego i wypełnia na ekranie odpowiednie rubryki. Już na początku widzi, ile dni urlopu mu zostało w danym roku. Jeśli zażąda więcej dni, niż mu przysługuje, program ostrzeże go przed tym, zaznaczy, że prośba dotyczy dłuższego niż należny urlopu. Po wypełnieniu formularz kierowany jest do kierownika, który zapoznając się z prośbą ma przed sobą dane o liczbie wykorzystanych dni, proponowaną długość urlopu, motywacją prośby, a może sięgnąć po historię urlopów do elektronicznych akt pracownika, przechowywanych w tej samej bazie danych, z którą połączony jest formularz.
Nie mniej ważną cechą formularza elektronicznego, której zupełnie jest pozbawiony formularz papierowy, jest zdolność do prostych kalkulacji danych. W naszym przykładzie program zna liczbę dni wolnych, otrzymuje proponowaną długość urlopu, więc może sam obliczyć liczbę pozostałych wolnych dni i to biorąc pod uwagę zasady obowiązujące w danej firmie, na przykład włączanie sobót i niedziel do czasu urlopu.
Możliwość łączenia formularzy z bazami danych odróżnia programy do tworzenia formularzy elektronicznych od tych, które pozwalają tylko projektować i drukować papierowe formularze. Jest to jedna z ich cech definicyjnych. Formularze papierowe możemy tworzyć na komputerze w narzędziach takich jak edytor tekstu czy program do składu albo w specjalnie do tego celu zaprojektowanych programach.
Wiele z programów do tworzenia formularzy pozwala na integrację z pocztą elektroniczną lub jest wręcz rozszerzeniem programu poczty elektronicznej, jak BeyondMail Forms.
Coraz częściej spotyka się możliwość wprowadzania zabezpieczenia danych, na poziomie całego formularza lub pojedynczej rubryki. Pożądanym standardem zabezpieczenia jest tu RSA (Rivest-Shamir-Adelman), oparty na kombinacji klucza publicznego z kluczem prywatnym. Gdy wysyłamy formularz, używamy swojego klucza prywatnego, który zostaje dołączony do formularza; aby go odczytać. Odbiorca używa naszego klucza publicznego, wystarczającego, by otrzymać dostęp do naszych informacji, ale nie na to, by się pod nas podszyć. Standard ten jest używany w Electronic Forms Designer firmy Microsoft oraz w FormFlow z firmy Delrina. Klucz to zaszyfrowny ciąg 128 znaków, równie trudny do złamania jak kod Enigmy. Zabezpieczanie danych to również specyficzna komputerowa cecha formularzy, odpowiednik określenia ich jako poufne i zamykania w metalowych szafkach.
Na program do tworzenia formularzy składa się moduł projektowania formularzy i ich obiegu (często określany jako designer) i moduł wypełniania formularzy (określany jako filler).
Programów do formularzy elektronicznych jest sporo, część z nich jednak to produkty mniej znanych firm, dość trudno dostępne w Polsce. Popatrzmy na przykładową listę: FormWorx firmy Spinnaker Software, JetForm Design firmy JetForm, PerForm Pro Plus i FormFlow firmy Delrina, WindForm firmy Graphics Development International, InForms firmy Novell, Electronic Forms Designer firmy Microsoft, BeyondMail Forms Designer, Forms firmy Lotus i FormTalk z firmy IBM.
Koszt systemów przygotowywania formularzy zależy od kosztu modułu projektowania i modułu wypełniania dla każdego użytkownika. Czasem mogą być potrzebne dodatkowe programy, na przykład poczta elektroniczna. Programy te pracują w sieciach lokalnych.
Najwyżej oceniane są produkty firmy Delrina. FormFlow i Lotus Forms posiadają możliwość integracji z Lotus Notes.
Większość programów omawianej kategorii pracuje w Windows, jako, że jest to dziś podstawowa platforma dla pracy biurowej. Formularze mają postać graficzną; trudniej jest ją oddać w DOS-ie niż w graficznych z natury Microsoft Windows.
Wyjątkowy jest Electronic Forms Designer: jest to pakiet dla programistów Visual Basic, więc potrzebny będzie do tworzenia formularzy także Visual Basic w wersji 2.0 Professional lub wyższej, ale za to nie potrzeba oddzielnego modułu do tworzenia.
Moduł projektowania ma narzędzia graficzne do tworzenia linii, figur geometrycznych, cieniowania, zmiany kolorów, wprowadzania tekstu objaśniającego. Oddzielną grupę narzędzi stanowią te do wprowadzania rybryk danych, określania w nich kroju pisma, koloru i wielkości. Trzecim rodzajem elementów umieszczanych na formularzu są przyciski, dla których definiowany jest wygląd, graficzny lub tekstowy opis i działanie, jakie ma być podjęte po ich wciśnięciu. Z reguły możliwe jest określenie pozycji każdego elementu formularza i jego precyzyjne pozycjonowanie.
Jak w innych rodzajach programów korzysta się tu z gotowych przykładów; często jednak problem w tym, że są to przykłady z innego kraju, systemu prawnego czy księgowego. Często dołączana jest możliwość zamiany drukowanego formularza na elektroniczny, przez zeskanowanie go i zamianę na rysunek wektorowy. Czasem jednak łatwiej jest oddać papierowy formularz używając od początku do końca narzędzi komputerowych.
W projekcie formularza wypełnianego na ekranie ważną rolę może grać kolor, rzadko obecny w papierowych dokumentach. Nie bez znaczenia jest możliwość dołączania zeskanowanej grafiki, na przykład znaku firmowego. Czasem przydatna może być umiejętność pracy z technikami wymiany danych w Windows – OLE i DDE – pozwalającymi na automatyczne uaktualnianie informacji pochodzących z innych programów, takich jak bazy danych czy arkusze kalkulacyjne.
Moduły do projektowania mają możliwość prostego programowania, z użyciem języka makropoleceń czy też skryptów, jak Lotus Script w Lotus Forms. Język ten jest wykorzystywany do definiowana działania przycisków oraz zachowania formularza: określenia jego drogi od jednego do drugiego użytkownika.
Projektowanie formularza może odbywać się na różne sposoby, zawsze jednak znajdą się w nim pewne stałe elementy. Zaczynamy od określenia, jakie informacje mają być wpisane za pomocą danego formularza, po czym dokonujemy podziału tych informacji na rubryki i wprowadzenie ich na formularz. W drugiej kolejności następuje zdefiniowanie połączeń między formularzem a bazą danych, czyli między rubrykami a polami bazy, a po tym zdefiniowanie właściwości rubryk, takich jak rodzaj danych, kontrola poprawności wprowadzania, format. Kolejnym krokiem są rzeczy wprowadzane dla wygody użytkownika: dodanie elementów graficznych, pogrupowanie rubryk, określenie kolejności wpisywania informacji przez użytkownika, dodanie komentarza. Po tym pozostaje już tylko określenie zachowania się formularza, a w szczególności jego drogi obiegu oraz przetestowanie procesu wypełniania formularza, patrząc od strony użytkownika.
Moduł do wypełniania jest znacznie uboższy w możliwości, ma stanowić miejsce wprowadzania danych i ich rozsyłania do innych pracowników. Cenne jest sprawdzanie poprawności wpisywanych danych, zarówno na poziomie typu danych (liczba w polach liczbowych, waluta – w kosztach), jak i formatu danych (numer telefoniczny wraz z kierunkowym przedrostkiem, data wpisana we właściwej kolejności. Przydają się listy dostępnych wartości, minimalizujące możliwość popełnienia prostych błędów literowych.
Oprócz wprowadzania danych osoba korzystająca z formularza może wydać jedno z poleceń umieszczanych na przyciskach, na przykład polecenie zakończenia wpisywania danych, zatwierdzenia decyzji czy wydruku części lub całości formularza.
Ważnym problemem jest przeniesienie swoich starych dokumentów, pamiętanych w postaci plików komputerowych lub nie, do programów pracy zespołowej. Programy te oferują sposoby importu plików lub ich dołączania oraz opisywanie ich różnego typu polami kluczowymi. Robienie tego na bieżąco nie jest zbyt dużym problemem – jest niewielką ceną za efekt, który się uzyskuje. Ale przenoszenie dziesiątków czy nawet setek dokumentów? Wyobraźmy sobie urzędy administracyjne, kancelarie prawnicze czy redakcje gazet z ich cennymi archiwami.
Pewnym rozwiązaniem są te rozwiązania pracy zespołowej, które nie wymagają importu, ale pracują na plikach dowolnego formatu, jak program dla archiwów tekstowych Verity Topic; mają one jednak wiele wad na innych polach działania. Może zabrzmieć to ironicznie, ale pokazuje to, jak ważne jest wybranie od początku dobrych narzędzi do pracy: zastanowienie się nad programami grup roboczych warto polecić młodym, małym, ale szybko rozwijającym się firmom – bo z każdym rokiem ich koszty poszukiwania większej efektywności (sztandarowe hasło pracy zespołowej) mogą być coraz bardziej bolesne.
Bolesne może okazać się także wybranie narzędzia, które nie ma wystarczającego wsparcia na świecie i w Polsce oraz długofalowych możliwości rozwoju. Sprzedaż i wsparcie techniczne w Polsce możliwe jest właściwie tylko dla dużych rozwiązań: Lotus Notes, Novell GroupWare, Microsoft Exchange, Digital Linkworks. Z tej grupy największą siłę makretingową i wsparcia technicznego ma Microsoft i jego program Exchange, choć ciągle jeszcze najwięcej rozwiązań opartych jest na Lotus Notes.
17 sierpnia 1996
› GroupWise 6.5 stawia na ochronę i stabilność (18 listopada 2002)
› Lotus Domino 4.6 i Go Webserver (15 marca 1998)
› Przeglądarki internetowe i Lotus Notes (11 października 1997)
› Premiera polskiej wersji Lotus Notes 4.51 (18 września 1997)
› Przed nami Exchange 5.0 (21 grudnia 1996)
› Lotus Weblicator (4 listopada 1996)
› Lotus Notes nie poddaje się (4 listopada 1996)
› Dante współpracuje z Lotus Notes (29 października 1996)
› Microsoft Exchange 4.5 (18 października 1996)
› Po co nam praca grupowa? (12 października 1996)