Wolność słowa w Internecie
Użytkownicy Internetu są bardzo przywiązani do swojej wolności wysyłania listów, uczestniczesnia w grupach dyskusyjnych, publikowania na stronach internetowych.
Kompletne rozwiązanie dla komputerowego wsparcia pracy grupowej powinno zawierać co najmniej pięć elementów: pocztę elektroniczną, grupy dyskusyjne, organizację dokumentów, formularze elektroniczne i organizację czasu. Istotnym rozszerzeniem pracy grupowej są wideokonferencje.
Już na zewnątrz kategorii programów pracy grupowej leży wspólna praca nad dokumentami w programach biurowych – edytorach tekstu, arkuszach kalkulacyjnych, programach do prezentacji. Praca ta może się jednak odbywać z wykorzystaniem programów pracy grupowej; w przyszłości będzie zapewne coraz silniej z nimi zintegrowana. Podobnie jest z zarządzaniem projektami, które powoli łączy się z organizacją czasu, a przez nią – z pracą grupową; przykładem jest tu program GroupWorks.
Technicznie programy pracy grupowej powinny pracować na wszystkich typach komputerów, systemach operacyjnych, sieciach i protokołach komunikacyjnych, które są używane w zespole. Powinny dobrze obsługiwać połączenia w sieci rozległej i użytkowników komputerów przenośnych czy tylko od czasu do czasu łączących się z systemem. Istotne jest posiadanie szerokich możliwości przystosowania do własnych potrzeb, aż do posiadania własnego środowiska programistycznego.
Najcenniejsze w prowadzeniu interesów nie są budynki, maszyny i środki finansowe, ale wiedza i doświadczenie zebrane przez pracowników. Celem programów do pracy grupowej jest wykorzystanie tych zasobów, przez zapisanie ich w formie elektronicznej i udostępnienie innym.
Pierwszym poziomem pracy zespołowej może być umożliwienie przesyłania dokumentów za pomocą komputera, w sieci. Temu służą programy poczty elektronicznej i programy formularzy elektronicznych. Możliwe jest tu też wspólne opracowywanie dokumentów tworzonych w edytorach tekstu i arkuszach kalkulacyjnych. Jest to unowocześnienie istniejących metod pracy, ale tak naprawdę – to nic rewolucyjnie nowego.
Drugim poziomem jest możliwość przechowywania dokumentów w jednym miejscu, gdzie wielu ludzi może się dostać o dowolnym czasie, znaleźć to, co ich interesuje, może też dodać swój komentarz. Służą temu grupy dyskusyjne i organizacja dokumentów. Rozwiązania takie mogą w pewnej mierze wyeliminować potrzebę częstych spotkań i długich narad, pozwolić uniezależnić wiedzę firmy od pamięci pracownika i zawartości szuflad jego biurka. Tworzona jest słynna "pamięć korporacji”. To ów drugi poziom jest naprawdę przełomem.
Programy pracy zespołowej tworzące duże sieciowe systemy, takie jak Lotus Notes czy LinkWorks, mogą się czasem wydawać zbyt silnym i kosztownym rozwiązaniem dla małych zespołów czy firm zajmujących ledwie kilka pomieszczeń. Dla takich odbiorców dostępne są inne rozwiązania, łączące pocztę elektroniczną, organizację czasu, a ostatnio także zarządzanie projektami. Są to programy takie jak OfficeTalk, TaskTimer, GoldMine czy GroupWorks.
Programy takie nie mają ambicji stworzenia jedynej, jednolitej platformy pracy; są raczej kolejną aplikacją biurową służącą do konkretnego celu, obok edytora tekstu czy arkusza kalkulacyjnego. Są mniej wymagające, jeśli chodzi o parametry techniczne komputerów i obsługę informatyczną. Z drugiej strony nie oferują aż tak szerokich możliwości jak na przykład Lotus Notes.
Program poczty elektronicznej to najprostsze rozwiązanie dla pracy zespołowej. Programy takie pozwalają na wymianę informacji i jej dość prymitywne przechowywanie, ale dla każdego użytkownika z osobna. Jeśli przysłany nam raport zostanie później poprawiony, to nie dowiemy się nic o zmianach, chyba że dostaniemy go jeszcze raz.
Można tworzyć grupy odbiorców naszej informacji, oddające strukturę hierarchiczną firmy czy też zasięg naszego zespołu. Jednak jest to ułatwienie mające też swoją ciemną stronę – generuje sporo niepotrzebnego ruchu w sieci, z dziesiątkami przesyłek trafiających do nas dlatego, że jesteśmy pracownikami danego działu, choć być może nie mamy ochoty się z nimi zapoznać.
Poczta elektroniczna pełni rolę fali nośnej dla dokumentów wysyłanych z programów biurowych, także propozycji spotkań z terminarzy zespołowych oraz elektronicznych formularzy.
Poczta elektroniczna może być używana nie tylko do przekazywania informacji, ale i do wymiany poglądów – prowadzenia dyskusji. Jednak klasyczne programy poczty elektronicznej nie są najlepszym miejscem do większej dyskusji prowadzonej na wiele tematów czy między wieloma użytkownikami. Nie mają one narzędzi do wyszukiwania, sortowania i odpowiedniego pokazywania głosów w dyskusji, które są elementami programów grup dyskusyjnych. Programy grup dyskusyjnych potrafią zamienić wiązkę odosobnionych elektronicznych wiadomości w bazę informacji, w jedną z podstaw „pamięci korporacji”.
Głosy w obrębie danej dyskusji przechowywane są w folderze. Do każdego głosu można skomponować odpowiedź, do niej również odpowiedź.... i tak do wyczerpania tematu. Wiadomości tworzące głosy w dyskusji pokazywane są pod różnym kątem – poruszanego tematu, czasu utworzenia, autora. Te, z którymi już się zapoznaliśmy, są zaznaczane jako przeczytane.
Prawie wszystkie obecnie używane programy mają ten sam interfejs, składający się z trzech paneli. Pierwszy zawiera listę folderów, czyli listę grup dyskusyjnych; drugi – listę wiadomości w danym folderze, a w trzecim można zobaczyć wybraną wiadomość. Podobny interfejs użytkownika został wprowadzony w Lotus Notes 4.0.
Duża ilość wiadomości wymaga rzeczy niezbędnej w każdej poważnej bazie informacyjnej: sprawnego wyszukiwania, co zwykle oznacza użycie wyszukiwania pełnotekstowego. Możliwości wyszukiwania pełnotekstowego posiadają programy Collabra Share, OpenMind i Lotus Notes.
Dla baz informacyjnych standardem stała się architektura klient/serwer i najlepsze programy grup dyskusyjnych – OpenMind, TeamWare, Collabra Share i Lotus Notes – są oparte właśnie na niej. Collabra Share ma także wersję opartą na współdzieleniu pliku, przeznaczoną dla mniejszych zespołów ludzi.
Programy grup dyskusyjnych zawierają też narzędzia dla osób nadzorujących przebieg dyskusji, zwanych moderatorami, którzy panują nad rodzajem informacji obecnych w danej grupie oraz prawami dostępu.
Dyskusje mogą być prowadzone przez ludzi znajdujących się w różnych pokojach, budynkach, a nawet na różnych kontynentach. Udział w dyskusji jest tu możliwy albo przez zdalne połączenie do systemu albo przez pracę bez połączenia z nim i co pewien czas dogrywanie nowych wiadomości. Ta druga możliwość możliwa jest na przykład dzięki replikacji obecnej w Lotus Notes. Większość programów grup dyskusyjnych wybiera jednak pierwszą możliwość; często zdalny dostęp wymaga używania dodatkowych produktów.
Ważną rzeczą jest możliwość przechowywania nie tylko tekstu, formatowania i grafiki, ale i dołączonych plików oraz obiektów OLE.
Programy grup dyskusyjnych powinny współpracować z posiadaną przez nas lub naszych współpracowników pocztą elektroniczną. Oznacza to możliwość przyjmowania i wysyłania wiadomości w najszerzej stosowanych standardach VIM i MAPI oraz używanym w Internecie SMTP. Współpraca z innymi programami odbywa się przez bramy wiodące na przykład do Internetu czy... Lotus Notes, jak w przypadku Collabra Share.
Programy do konferencji i programy grup dyskusyjnych to w rzeczywistości te same programy; różnica w nazwie oddaje tylko różne sposoby ich traktowania. Programy do konferencji mają zastąpić fizyczne spotkania i konferencje przez umożliwienie ich potencjalnym użytkownikom dostęp do tych samych informacji i taki sam sposób wymiany poglądów jak podczas fizycznego spotkania.
Prawdziwe spotkania są trudne do zaaranżowania i kosztowne. Trzeba znaleźć czas, w którym wszyscy uczestnicy będą wolni, znaleźć salę, w której można się spotkać, dostarczyć uczestnikom na czas potrzebnych wstępnych informacji, na samym spotkaniu prowadzić dyskusję tak, by dotrzeć do założonych celów w ograniczonym czasie, zwykle nie więcej niż kilku godzin. Nawet z pomocą programów biurowych i innych narzędzi pracy zespołowej – organizatorów czasu – nie są to zadania proste w realizacji.
Programy do konferencji pozwalają na stworzenie miejsca do wirtualnego spotkania. Nie ma potrzeby rozpoczęcia takiego spotkania w tym samym czasie i miejscu. Uczestnicy w dogodnej chwili uruchamiają program, znajdują wstępne dane – jedną lub więcej wiadomości stanowiących podstawę do dalszych rozważań. Przeglądają je i włączają się do spotkania pisząc odpowiedź, czasem krótkie potwierdzenie, a czasem dłuższą prezentację swoje stanowisko. Nie ma potrzeby prowadzenia notatek – są nimi wszystkie dotychczasowe wiadomości. Wszyscy mają dostęp do tych samych informacji, nie ma niebezpieczeństwa zapomnienia czegoś czy niedokładnego zanotowania.
Podstawą jest tu oczywiście posiadanie połączenia z siecią lokalną i poczty elektronicznej. Każde ze spotkań ma swojego moderatora, który tutaj pełni funkcję "prowadzącego zebranie”: on odpowiada za umożliwienie dostępu właściwym ludziom (i być może – tylko im) oraz za odsianie niepotrzebnych informacji, podobnie jak na zebraniu powiedziałby "już za bardzo odbiegamy od tematu”.
Gdy podjęte tematy wyczerpią się lub nadejdzie czas podjęcia decyzji, moderator może zakończyć zebranie, analizując dotychczasowe wiadomości i prosząc o zatwierdzenie ostatecznych wniosków.
Programy do konferencji nie czynią poczty elektronicznej zbędnym narzędziem; jest ona ciągle najlepszą drogą do wysłania prostej wiadomości do innej osoby. Pozwalają jednak lepiej niż poczta uporządkować informację, co poprawia efektywność pracy. Z punktu widzenia technicznego zmniejsza się także ruch w sieci i jej obciążenie zapisanymi informacjami: wiadomości są trzymane na serwerze, odczytujemy tylko te interesujące nas; nie ma potrzeby wysyłania wszystkiego do wszystkich i trzymania przez wszystkich setek wiadomości w ich skrzynkach pocztowych.
Programy grup dyskusyjnych czy też programy do konferencji wywodzą się z jednej strony z poczty elektronicznej, z drugiej strony – z elektronicznego forum, znanego szerzej jako BBS (bulletin board system).
Z programów grup dyskusyjnych warto wymienić Collabra Share firmy Collabra Software, Conference+ firmy Mesa Group, Open Mind firmy Attachmate Corporation, TeamTalk firmy Trax Software, TeamWare firmy ICL oraz oczywiście Lotus Notes. Na uwagę zasługuje tu Collabra Share, produkt niedawno kupiony przez Netscape i traktowany przez nowego właściciela jako podstawa budowy rozwiązania dla pracy zespołowej w Internecie.
TeamWare i Lotus Notes mają naturalnie więcej możliwości, są całościowymi rozwiązaniami pracy zespołowej. Szersze możliwości ma także Open Mind – organizacji dokumentów i tworzenia własnych aplikacji.
Dzisiejsze biura pełne są szaf z papierami. Te bardziej nowoczesne mają gustowne czarne półki z rzędami kolorowych segregatorów, przegródkami i koszulkami foliowymi mieszczącymi dokumenty. Coraz częściej są to wydruki komputerowe; ale długa jeszcze droga do prawdziwych elektronicznych archiwów.
Jeśli jednak zespoły mają pracować naprawdę efektywnie, to trzeba dać im do dyspozycji także narzędzia do organizacji dokumentów. Ośmioliterowe nazwy plików z dokumentami w DOS to trochę za mało, a nawet w systemach „okienkowych” trudno zorientować się w dziesiątkach czy setkach dokumentów.
Programy organizacji dokumentów pozwalają zapamiętać sporo użytecznych informacji o dokumencie kryjących się w pliku, takich jak autor, data utworzenia i data ostatnich zmian, tytuł i opisujące słowa kluczowe, po czym utworzyć indeks obejmujący treść dokumentu, przyśpieszający później wyszukiwanie pełnotekstowe. Informacje te kryją się w komputerowej fiszce zwanej zwykle profilem (profile); jej wypełnienie jest odpowiednikiem wpięcia dokumentu do odpowiedniego segregatora i odłożenia na właściwą półkę.
Zabiegi te pozwalają odszukać dokumenty utworzone jakiś czas temu, o których już niewiele więcej wiemy niż to, że w ogóle istnieją. Nasi współpracownicy będą w stanie znaleźć nasze prace bez zajmowania naszego czasu. Utworzone repozytorium dokumentów przetrwa nas i naszych następców, wzbogacając wiedzę firmy.
Programy do organizacji dokumentów stanowią albo część większych rozwiązań pracy zespołowej, jak w przypadku Lotus Notes czy Novell Groupware lub współpracują ze znanymi edytorami tekstu czy arkuszami. Do tej drugiej grupy należy na przykład PC Docs Open. Inny program – SoftSolutions należy do obu grup; stanowić może rozwiązanie samodzielne, ale jest także częścią pakietu Novell GroupWare, konkurującego z Lotus Notes.
Programy organizacji dokumentów mają jeszcze dwie bliźniacze kategorie: programy elektronicznej dystrybucji dokumentów, jak Adobe Acrobat i programy archiwalne tekstu czy grafiki, jak Verity Topic. Są to progrmay bardziej specjalistyczne, ale w konkretnych rozwiązaniach prac zespołowych mogą stanowić dobre narzędzie do organizacji dokumentów.
Tworzenie aplikacji dla pracy zespołowej nie jest prostym zajęciem. Zespoły posiadają różne typy komputerów i systemów operacyjnych, połączone są rozmaitymi protokołami, używają odmiennego oprogramowania biurowego. Oczywiście – wyjście jest tu proste: nakłonić wszystkich do używania tego samego systemu operacyjnego, programu poczty elektronicznej, sieci komputerowej; z reguły nie jest to realne rozwiązanie.
Narzędzia programistyczne do tworzenia aplikacji pracy zespołowej powinny być skierowane zarówno dla zaawansowanych technicznie użytkowników, jak i programistycznych guru. Pozornie na przykład środowisko programistyczne Lotus Notes spełnia te założenia: język makropoleceń i API dla programujących w C++; ale stosowane @functions i @commands są już dziś przestarzałe, a API okazuje się często zbyt skomplikowanym i zawodnym narzędziem. Problem ten zostanie częściowo rozwiązany w wersji Notes 4.0 przez wprowadzenie LotusScript, języka podobnego w zamyśle do Visual Basic. Jednocześnie inne firmy stworzyły narzędzia do tworzenia programów współpracujących z Lotus Notes w C++, Visual Basic czy Delphi.
Oczywiście w przypadku Lotus Notes nie można zapominać o trzecim elemencie środowiska programowania: "wizualnych” narzędziach do tworzenia baz, a w nich zestawień, formularzy i pól. Typowe aplikacje jak poczta elektroniczna, baza dokumentów, przepływ formularzy można tworzyć prawie nie używając makropoleceń.
Programy pracy zespołowej powinny zbierać i przechowywać dane z wielu źródeł; problem w tym, że z reguły pamiętają je w inny sposób niż relacyjne bazy danych oparte na SQL. Wyjściem są tu specjalistyczne programy pozwalające na przepływ danych, zarówno z baz danych, jak i systemów pocztowych.
17 sierpnia 1996
› GroupWise 6.5 stawia na ochronę i stabilność (18 listopada 2002)
› Lotus Domino 4.6 i Go Webserver (15 marca 1998)
› Przeglądarki internetowe i Lotus Notes (11 października 1997)
› Premiera polskiej wersji Lotus Notes 4.51 (18 września 1997)
› Przed nami Exchange 5.0 (21 grudnia 1996)
› Lotus Weblicator (4 listopada 1996)
› Lotus Notes nie poddaje się (4 listopada 1996)
› Dante współpracuje z Lotus Notes (29 października 1996)
› Microsoft Exchange 4.5 (18 października 1996)
› Po co nam praca grupowa? (12 października 1996)